在企業(yè)的生產(chǎn)過程中，我們經(jīng)常會碰到各種問題，特別是新入職人員。

我們一般不會讓新雇員有足夠的時間去熟悉和消化公司的各種信息，例如項目過程，工具使用指南，客戶指導等。簡單的訓練結(jié)束后，他還會遇到一些問題，比如新來的項目，他從來沒有看過，這讓他如何去分析？該工程有什么特別的規(guī)則？這位顧客之前的工程是否有一個項目的總結(jié)？

而老員工的人，對日常的操作和注意事項都很熟悉，但他們往往會重復做同樣的事情，比如電腦出了故障，重新安裝了 CAT軟件，再加上新的系統(tǒng)，他們很有可能會忘記以前的設定，而現(xiàn)在，他們要做的，就是尋找新的設定。IT方面的事情還好說，可以請網(wǎng)絡技術人員幫忙，不是 IT方面的問題，就得看看自己有沒有做過記錄，要不就去問一下同事，要是沒有，就去問?Google。

而那些問題，在最初的時候，我們就已經(jīng)解決了，而不是將問題的解決方案保存起來，讓所有的員工都可以隨時查看，那么，我們就會一直在做同樣的事情。

在這種情況下，當公司的員工發(fā)現(xiàn)了一個好的方法、最好的方法或者實際的過程時，他們就會把這些信息保存在一個可以查看的數(shù)據(jù)庫里。這樣一來，每次遇到相同的問題，就不需要花費太多的時間和精力去尋找答案，每個人都能按照標準的程序來，很快地解決問題。

我們把這個資料庫叫做“知識庫”，是公司的知識庫管理系統(tǒng)，儲存了公司所有問題的解決方法，客戶的項目指導，各種工具的特殊用法，以及最優(yōu)的配置。

為了使知識庫得到更好的利用，企業(yè)中的每一個人都要承擔起兩種作用：一是貢獻者，二是熱心的讀者。作為一個貢獻者，在發(fā)現(xiàn)一個最好的過程或者需要對過程進行調(diào)整時，必須要有相應的記錄。這些資料都是有嚴格的規(guī)則和程序的，不過這很劃算。

但現(xiàn)在的中小企業(yè)，在知識庫的建設上，卻是一片空白，公司的問題要么是老板自己解決，要么就是自己解決，就算有人想出了最好的解決辦法，也會隨著員工的遷移而流失，沒有留下。一旦遇到問題，就必須從頭再來，尋找解決的辦法，這樣的話，時間一長，對我們的公司就會造成很大的影響。

那么，我們的公司自己建立一個知識庫管理系統(tǒng)，有什么實際的好處？

首先，可以避免個體的知識體驗的零散，經(jīng)過長時間的積累，我們能把新老員工的智慧和豐富的經(jīng)驗匯集到一起，為新的、新的雇員服務。

第二，可以讓學生自主學習，這對新員工來說，是最好的選擇，如果公司有一個完整的知識庫，那么他們的訓練時間就會縮短，他們可以訓練一些關鍵的東西，還有如何利用知識庫。

第三，我們可以用知識庫系統(tǒng)來整理日常問題的解題方式，使知識結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化。

第四，可以利用知識庫系統(tǒng)，對各種培訓文件進行版本管理。如果我們在每個月更新的時候都用知識庫來代替?Word，那么這個系統(tǒng)就會自動地進行版本管理。每一次，我們的隊員都會看到最新的
一次，不會再有一臺新的計算機，而另一臺計算機的工作人員卻不在。

隨著知識庫管理系統(tǒng)的進一步開發(fā)，大家都會不斷的將自己的經(jīng)驗積累出來，然后在別人的分享中，我們也會對這些經(jīng)驗進行評價，讓我們的團隊更加的融會貫通。